CLM facilita a los usuarios la gestión documental en los trámites de la Junta y la hace más accesible y eficiente

El Gobierno de Castilla-La Mancha sigue avanzando hacia una gestión documental más accesible y eficiente de todos los procedimientos y trámites de la Junta de Comunidades. Para ello, la Consejería de Hacienda, Administraciones Públicas y Transformación Digital ha aprobado una norma técnica por la cual ha iniciado el almacenamiento de metadatos en los expedientes administrativos para mejorar la recuperación y control de la información generada por la Administración regional y tenerla disponible para el personal empleado público y la ciudadanía.

Un metadato es un conjunto de datos que funciona como un índice de localización con información útil para la búsqueda e identificación de los archivos. Por ejemplo, en el ámbito bibliotecario, el catálogo de una biblioteca o una ficha bibliográfica son metadatos.

Un día después de la conmemoración del Día Internacional de los Archivos, el 9 de junio, se ha informado de que esta medida se aplicará a los cerca de 2.500 procedimientos (autorizaciones, subvenciones y otros trámites) de la Junta de Comunidades, catalogados en la actualidad en su Sistema Integrado de Atención a la Ciudadanía (SIACI), así como a los nuevos que se generen desde la Administración regional.

De ese modo, con la introducción de estos metadatos obligatorios por parte de los órganos creadores de cada procedimiento, así como por los responsables de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, de Protección de Datos y del Archivo de Castilla-La Mancha, se permitirá tanto la creación de expedientes administrativos interoperable, entre la propia Junta de Comunidades, como su almacenamiento en el Archivo Electrónico Único de la Junta, reforzando, de esa manera, su autenticidad, fiabilidad, integridad, además de facilitar su disponibilidad y consulta por la ciudadanía y el personal empleado público.

Se trata de la primera norma técnica aprobada por la Junta para el archivo de estos metadatos y su rápida y sencilla localización posterior, dado que la documentación física está abocada a la desaparición de forma progresiva, por lo que esta aplicación servirá para cubrir las necesidades políticas de gestión documental y posterior recuperación de la información.

Una iniciativa impulsada por la Viceconsejería de Administración Local y Coordinación Administrativa que mejora la política de gestión de documentos de las entidades que integran el sector público regional ya que facilita un mayor y mejor acceso y control a la información generada por la propia Administración regional en su actividad diaria

Elemento clave en el gobierno de la información

Los metadatos son un elemento clave en el gobierno de la información cuyo uso es esencial en los procesos de gestión. Entre las características que los definen se puede destacar que permiten la recuperación y el descubrimiento de los servicios utilizados para la transmisión, recepción y control de la información; además, son fundamentales para compartir información de forma eficiente, así como son la espina dorsal de los servicios web y la interoperabilidad administrativa; y la base para construir funciones avanzadas de computación distribuida a través de escritorios en remoto.

Otras de sus características es que facilitan la reutilización y reelaboración de la información almacenada, incrementando el retorno de la inversión en los sistemas de datos; proporcionan control sobre las fuentes de datos y su calidad; ayudan a los usuarios a entender los datos, facilitando su transferencia e interpretación por nuevos usuarios sin necesidad de preguntar a los autores del documento; y reducen las cargas de trabajo, en especial a la hora de agregar datos de distintas fuentes y procedencias.

Igualmente, permiten mantener la consistencia en la terminología y semántica empleada; ayudan a prevenir el uso inapropiado de los datos y a proporcionar protección y seguridad a aquellos que lo requieren, y permiten la reducción de costes globales al facilitar el empleo de herramientas que automaticen procesos de mantenimiento de datos.

De este modo, se puede concluir que los metadatos en sí mismos son evidencia de un buen gobierno de la información. Habitualmente, son un instrumento de uso por profesionales de la información en diversos campos, como bibliotecas, archivos, centros de documentación, gestores de contenidos o documentales.